Com confirmação de entrega, o e-mail passa a ter o mesmo valor legal de uma notificação extrajudicial ou de uma carta registrada com aviso de recebimento.
O envio e recebimento de e-mails já é uma prática totalmente consolidada na vida das pessoas em grande parte do planeta. A troca de informações, por este meio, é veloz e eficiente, além de encurtar distâncias e a agilizar os processos de comunicação, sejam entre empresas, organizações, pessoas físicas e entidades.
Só para se ter uma ideia, dados de 2012 do site Mashable, apontam que 144,8 bilhões de e-mails são enviados todos os dias no mundo. Desse total, 89 bilhões são profissionais. Com este volume de e-mails, algumas inovações surgem para deixar a ferramenta mais funcional. Uma delas é o e-mail com comprovação de entrega, serviço de notificação eletrônica que, ao fornecer algumas evidências técnicas, garante a autoria, conteúdo, horário de envio, entrega e o momento que a men-sagem é acessada pelo destinatário.
A confirmação de entrega de e-mail permite ao remetente saber exatamente quando sua mensagem foi entregue, se foi aberta e se teve acesso aos anexos. “Com esse conjunto de evidências fornecidas sobre a mensagem enviada, o e-mail com confirmação de entrega ganha peso e passa a ter o mesmo valor legal de uma notificação extrajudicial ou de uma carta registrada com aviso de recebimento”, explica Ricardo Theil, Diretor da QualiSign, empresa associada da Assespro-SP que disponibiliza esse serviço.
O uso dessa ferramenta é recomendado para diferentes situações, como na participação em concorrências públicas, formalização de pedidos, solicitações, cobranças, aceites, recusas e acordos. Um exemplo é quando uma determinada mensagem precisa ser enviada até uma data e horário estipulados para ser válido. Com a confirmação de entrega, o destinatário consegue provar que enviou a mensagem dentro do prazo. “O e-mail com confirmação de entrega oferece uma série de benefícios aos usuários. Destaque para a redução de custos, maior segurança para remetentes e destinatários das mensagens e agilidade em todo o processo”, acrescenta Theil.
Porém, para ter validade legal, uma mensagem eletrônica precisa estar vinculada a uma empresa certificadora, que recebe o e-mail enviado e o armazena, com todo seu conteúdo, incluindo anexos e imagens. A empresa certificadora emite um selo para identificação da mensagem, com data e hora legal brasileira. Só depois de concluído esse processo, é que a mensagem é enviada ao destinatário. A mensagem recebe um carimbo de tempo emitido por uma Autoridade de Carimbo de Tempo credenciada pelo Observatório Nacional e assinada digitalmente no padrão ICP-Brasil, o que garante seu conteúdo, a autoria e horário de envio.
Vale destacar que a hora legal brasileira é fornecida pela Divisão Serviço da Hora (DSHO), do Observatório Nacional (ON). A DSHO é a única instituição legalmente designada para gerar, conservar e disseminar a Hora Legal Brasileira (HLB) e tem como atribuição a responsabilidade pela padronização de referência nacional das grandezas de tempo e frequência. “Uma mensagem enviada com o carimbo de tempo traz a indicação do momento da assinatura eletrônica, com dia e hora, sem risco de adulteração e com validade legal”, completa Theil.
A QualiSign conta com o serviço de e-mail com confirmação de entrega, chamado de E-mail Válido.
A ACT QualiSign é uma Autoridade Certificado de Tempo credenciada e auditada pelo Observatório Nacional (ON), órgão do Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação (MCTI). O E-mail Válido é um serviço de notificação eletrônica e legal quanto a autoria, conteúdo e cronologia de envio e segue uma série de protocolos, que garantem a entrega e tomada de conhecimento pelo destinatário.
“O nosso serviço permite ao usuário ter a informação de quando a entrega , leitura do conteúdo e anexos da mensagem ocorreram, com a máxima segurança e comodidade. Outra vantagem é que o E-mail Válido reduz em até 50% os custos das operações de envio de documento e notificações em relação ao uso do formato papel”, explica o diretor da QualiSign. Entre as características do E-mail Válido estão: notificação automática, carimbo de tempo, assinatura digital das mensagens por meio do Portal QualiSign, filtro de pesquisa para checar o andamento das mensagens enviadas, além da visualização, controle e avaliação de seus e-mail por meio de estatísticas de envio e recebimento.
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