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O formato eletrônico é muito mais rico de informações para validação do que o padrão físico, impresso

Não é de hoje que o uso do papel nas organizações é questionado. Em 1980, a revista The Economist disse em um de seus artigos que “organizações que querem melhorar sua produtividade devem reduzir o fluxo de papel, e, no final, aboli-lo completamente”. Alguns anos antes, em 1975, a Business Week publicou: “a tendência é que os escritórios eliminem completamente o papel e sejam 100% digitais até a metade da década de 90”. Apesar de nesta época não haver geração de papel e acesso a impressoras como temos hoje, já se tinha uma perspectiva de eliminação do papel para digitalização dos processos.

A partir de 2011, há um crescimento significativo na busca por soluções paperless (que pode ser traduzido como ambiente sem papel) e este interesse está ligado aos aspectos de sustentabilidade. Sustentabilidade financeira, por exemplo: cada vez que um papel é impresso, há gastos com recursos materiais, como tintas para impressão e transporte/logística, além da redução na produtividade dos funcionários, que precisam se deslocar para seguir com os processos que este documento deve cumprir na empresa.

Recentemente, para formalizar um negócio, que envolvia além de mim, mais cinco pessoas, foi necessário gerar, imprimir e assinar seis vias de seis documentos diferentes, cada um deles possuía, em média, 20 páginas. No total, foram necessárias mais de 4 mil assinaturas entre as partes envolvidas, além de reconhecimento de firmas, para que o acordo fosse firmado. Custos de tempo e cartório foram consideráveis, como também devo considerar que todo este processo poderia ter sido substituído por um 100% eletrônico.

A assinatura eletrônica, que se refere a todos os métodos e tecnologias utilizados para autenticar ou assinar um documento eletrônico, ainda gera muitas dúvidas no mercado. Há uma medida provisória que regula como a assinatura eletrônica pode ser utilizada no país, ou seja, toda a base legal para tratar da digitalização dos processos e seus documentos já existe.

A medida provisória nº 2.200-2/2001, art. 10 § 2o dispõe o seguinte: “o disposto nesta medida provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento”. Esta medida esclarece que a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) - que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão - é um meio para comprovação de autoria e integridade, mas não é o único.

A utilização de outros meios, desde que admitido pelas partes envolvidas como válido, também encontra amparo na norma. Desta forma, abre-se um leque de possibilidades para realizar a assinatura eletrônica de documentos, como o envio de SMS com um código de validação, a biometria, usuário e senha, selfie, assinatura manuscrita eletronicamente e áudio, entre outras.

Então, a assinatura eletrônica é capaz de potencializar o ciclo das inovações disruptivas? Na área jurídica, as respostas às questões não são “sim” e “não”. Com a complexidade das nossas leis, o conceito do que é “válido” depende muito da interpretação de um juiz, tanto que há decisões controversas com base nas decisões dos mesmos.

Mas cada um de nós toma decisões no dia a dia assumindo riscos e colhendo benefícios (ou prejuízos). A escolha do método de assinatura segue uma lógica similar. E alguns negócios não são viabilizados se exigirem uma assinatura por meio de um certificado digital, seja pelo seu preço ou pela dificuldade de emissão do mesmo. Então a pergunta que fica é: como viabilizar estes negócios?

É necessário nos atrevermos em prol da mudança e de melhores resultados. Diversas empresas que são referência atualmente tiveram que adotar esta postura para colher um resultado diferente dos seus concorrentes em um mundo cada vez mais digital e ditado pelo consumidor. Estamos falando de inovação disruptiva, que vem a revolucionar um mercado existente, seja preenchendo um espaço que uma tecnologia antiga não conseguia atender ou introduzindo novos produtos e serviços com características melhoradas e com custo mais acessível.

Um exemplo é o Nubank. Considerada uma das empresas mais inovadoras na área dos serviços financeiros, emitindo cartão de crédito para clientes sem necessidade de papel, tudo de forma eletrônica. Se você já teve a experiência de fazer um cadastro no Nubank, teve a oportunidade de ver como é simples: por meio do aplicativo você tira uma selfie, preenche informações adicionais e aguarda para receber seu cartão. A empresa, que vem expandindo a sua operação dia após dia, assumiu riscos? Sim! Há possibilidade de fraude? Sim! Mas o mesmo ocorre no mundo com papel.

O formato eletrônico é muito mais rico de informações para validação do que o padrão físico, impresso.

O Banco Original foi além. O processo dele se embasou em tecnologia similar para permitir que clientes abram conta corrente, façam investimentos, tenham crédito por meio de um processo 100% digital, sem agências físicas. Agora outros bancos estão correndo atrás para ofertar uma experiência semelhante aos seus clientes. Tanto no Banco Original quanto no Nubank, o cliente assinou um contrato, que lhe permite ter acesso a crédito. Se empresas como estas, do segmento financeiro, topam repensar e recriar, porque outros tipos de negócios não podem seguir a mesma linha?

Assim como estes exemplos há uma série de novas iniciativas em direção à digitalização. O mais recente deles aqui no Brasil foi o lançamento da resolução 622 do Contran (Conselho Nacional de Trânsito), que prevê o envio de SMS e e-mail em substituição às correspondências impressas para notificação de multas e envio de boletos. Esta iniciativa trará benefícios ao cidadão, que terá descontos nas multas se aderir à nova modalidade; aos órgãos públicos, que reduzirão seus custos de emissão e melhorarão seus controles; e à natureza, que sofrerá um pouco menos com o processo de produção de papel.

Reforço que a tecnologia é o recurso que viabiliza a mudança deste cenário, mais importante do que ela é a cultura das pessoas. É necessária uma mudança de postura frente a este mundo novo.

(*) David de Freitas Neto é CIO da SML Brasil