Press Release

Escritório de advocacia ganha competitividade com assinatura digital

Agilidade na entrega de documentos por meio eletrônico dá mais eficiência aos negócios dos clientes.

Licitação pública aberta no Nordeste, 48 horas para entregar toda documentação! A cliente precisava elaborar uma declaração de parceria para que seus representantes possam participar da licitação. A declaração precisa ser assinada, ter firma reconhecida e chegar ao local da licitação em tempo. O advogado revisou os documentos, mas o representante legal da empresa estava no México, será que dá tempo?

“Este era o nosso calcanhar de Aquiles. Tínhamos que fazer a toda a parte jurídica e logística de uma licitação, desde analisar o edital, preparar a documentação, coletar as assinaturas, reconhecer firma e entregar para a licitação até a data e hora limite estipulada. Algumas vezes chegamos a colocar um portador no avião para entregar em tempo”, comentou Adriano Mendes, advogado sócio do Assis e Mendes Sociedade de Advogados, especializado em empresas e causas de Tecnologia.

Esta era a rotina de tensão vivida por um cliente do Assis e Mendes. Começava no momento que sabiam a data da licitação e só terminava com a entrega da documentação e aprovação pelo pregoeiro para participação da licitação.

A solução apareceu de forma natural. Havia a necessidade de se encontrar uma forma para resolver isso e ajudar os clientes a se tornarem mais ágeis e eficientes. E foi observando os próprios processos de licitação que percebemos que os documentos das licitações estavam assinados digitalmente. “Porque não podemos fazer o mesmo?” perguntou Adriano. “Era a saída para simplificarmos e ganharmos mais tranquilidade no processo de formalização” completou.

No inicio do processo houve algumas dúvidas dos pregoeiros sobre as declarações que começavam a ser assinadas digitalmente. Hoje eles também usam a assinatura digital e não há dúvida sobre sua validade jurídica.

Os números são incontestáveis: o tempo para geração e entrega do documento era de 4 dias e passou para uma média de 4 horas! O custo médio de entrega foi reduzido em 80%.

“Ganhamos eficiência no processo, eliminamos e simplificamos a operação de logística que tínhamos que desenvolver”. “Além disso, utilizando o meio digital alguns problemas foram eliminados: como a greve dos correios, extravio de documentos, gasto de recursos no rastreamento da entrega de documento e controle do recibo do aviso de recebimento”. ”Agora, conseguimos focar nosso trabalho e esforço no trabalho jurídico, com menos ênfase na logística e trabalho humano que também apoiávamos para os contratos e documentos que auxiliamos na negociação”, reforçou Adriano.

A partir da decisão de buscar uma solução de assinatura digital, o Assis Mendes escolheu o Portal QualiSign. “A solução estava pronta e disponível na nuvem e isso era fundamental para nós, pois não houve a necessidade de investimentos, além do mais a redução de custos e o ganho de tempo foram imediatos” afirmou Adriano.

Depois desta experiência bem sucedida o Assis Mendes ampliou o uso de assinatura digital para outros clientes e diversos tipos de documentos, como por exemplo, contratos e procurações “Estamos contentes, ganhamos diferenciais competitivos e a inovação com segurança na nuvem faz parte do pensamento e do negócio da empresa” concluiu Adriano.

Sobre o Assis Mendes - Fundado em 2006, o ASSIS E MENDES SOCIEDADE DE ADVOGADOS nasceu com a experiência anterior de seus sócios no desenvolvimento de trabalhos para segmentos altamente exigentes, dentre os quais os de empresas de tecnologia multinacionais, bancário e construção civil. A aplicação dos conceitos de governança e compliance, aliados às responsabilidades da atuação como procurador e Corporate Counsel internacional, moldaram a atuação dos sócios para a profissionalização dos serviços, com atendimento personalizado e rápido, buscando soluções eficientes e orientadas ao resultado de nossos clientes. O crescimento do ASSIS E MENDES demonstra uma atuação sólida, com visão de longo prazo e conhecimento nos diversos setores do mercado em que atua. Lidamos com desafios nacionais e internacionais, em especial aqueles que envolvam causas em países como Brasil, Portugal, Espanha, Estados Unidos, México e Canadá.

Sobre o Portal QualiSign – O Portal QualiSign (www.qualisign.com.br) é o maior portal de serviços de assinatura digital de documentos eletrônicos da Internet brasileira. Mantido e operado pela QualiSign é uma solução SaaS (Software as a Service) de Assinatura Digital e Gerenciamento de Documentos Eletrônicos & Identidade. Permite dentro de um único ambiente integrado: assinatura digital, armazenamento, compartilhamento, gerenciamento e consulta de documentos eletrônicos, incluindo controle de poderes & alçadas e workflow de obtenção de assinaturas e de envio de notificações com comprovação de entrega. Os serviços prestados pelo portal QualiSign contam com a garantia e confiabilidade da AR-QualiSoft, Autoridade de Registro vinculada à ICP-Brasil e ACT QualiSign, Autoridade de Carimbo de Tempo homologada pelo Observatório Nacional (ON/MCTI).