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Empresa diminuiu, ainda, significativamente o tempo de processos internos, reduziu custos e ganhou produtividade

Há três anos, a Companhia de Gás de São Paulo (Comgás) implantou a assinatura digital em contratos com fornecedores. Entusiasta do paperless e da inovação, Maurício Delfino, consultor de Gestão Contratados da Comgás, responsável pelo projeto, aponta que como resultado a empresa obteve mais eficiência e agilidade.

A companhia, que tem mais de 1,6 milhão de clientes em sua área de concessão, diminuiu significativamente o tempo de processos internos, reduziu custos e ganhou produtividade.

Na área de contratos, a Comgás consolidou o processo e hoje trabalha com “zero papel”. Uma das constatações recentes foi o ganho de produtividade no processo de formalização. “Tivemos ganho de 65% no tempo de formalização do contrato, o que gerou impacto de 14% na produtividade dos recursos”, destaca Delfino.

Além disso, a Comgás reduziu o tempo de envio de notificações para empresas contratadas que não cumprem prazos e também em casos de danos cometidos por terceiros — por exemplo, outras concessionárias de serviços que, ao realizar obras de escavação, atingem a rede de gás. Antes, esses casos eram notificados por meio de uma carta registrada com aviso de recebimento (AR).

No cenário anterior, era preciso imprimir a notificação e preparar o envelope e as informações para as ARs. Esse processo, explica Delfino, consumia em média três dias. “Por e-mail, o tempo é medido em minutos, além de o custo ser menor e o processo de envio e verificação ser muito mais prático”, completa.

No departamento jurídico, responsável pelas áreas de contratos e atos societários, a assinatura garantiu agilidade em procurações. “Uma procuração em papel levava de uma a duas semanas para ser formalizada. Com a eletrônica, passou a tomar de um a três dias”, enfatiza Marília Ventura, advogada da empresa.

Outra aplicação da assinatura digital está na área de Cadastro Técnico de redes de distribuição de gás. A Comgás adiciona anualmente cerca de 1 mil km em redes de gás. O setor de Cadastro Técnico é a responsável por controlar, mapear e monitorar todo este crescimento. Após a execução de uma obra de construção de rede, os prestadores de serviços precisam enviar a planta de execução para que a área de Cadastro Técnico possa saber com exatidão qual trabalho foi realizado e onde.

“Muitas vezes o fornecedor encontra em campo alguns obstáculos que não foram possíveis de ser mapeados na etapa de projeto. Por isso é necessário que ele nos entregue a nova planta após a execução de cada serviço. A esta planta damos o nome de ‘As Built’ (como está feito, em tradução livre)”, esclarece Sílvio Tomaz, analista da Área de Cadastro Técnico da Comgás.

A planta é enviada e assinada digitalmente pelo prestador de serviço por meio do Portal QualiSign, sendo assinada em seguida pelo engenheiro da Comgás.

Segundo o executivo, uma planta levava em média sete dias para ser assinada e agora, no meio digital, apenas dois dias úteis. Além da economia dos prestadores de serviço, a Comgás obteve redução de custo de R$ 15 mil a R$ 20 mil por ano, sem contar com o que gastaria com o armazenamento e gestão do estoque crescente das plantas em papel. Hoje, 97% do volume de plantas “As Built” já estão inseridas no processo com a assinatura digital, com média mensal de 120 folhas.