Notícias do Mercado

Reduzindo Custos de Formalização de Contratos Através da Assinatura Digital

Dezembro-2011 - Por: Waldemar Felippe - QualiSoft Informática

Para continuar sobrevivendo nos dias atuais, as empresas precisam buscar continuamente caminhos para cortar custos operacionais e obter vantagens competitivas, pois se assim não o fizerem, seus concorrentes certamente o farão, deixando-as para trás. Uma das formas que as empresas têm procurado para se manter competitivas é automatizar seus fluxos de trabalho através do uso de aplicações de produtividade tais como ferramentas de gerenciamento de conteúdo eletrônico (ECM) e automação de escritório.

Entretanto, devido ao fato destes processos requererem aprovações formais e estarem sujeitos a regulamentações, as empresas são levadas a pensar que seus sistemas de gerenciamento de conteúdo eletrônico não são capazes de operar sem o uso do papel. Assim, elas voltam a imprimir documentos em papel para que sejam fisicamente assinados, depois digitalizados, arquivados, encaminhados aos seus signatários e, muitas vezes, extraviados durante este processo. Isto literalmente emperra processos de negócios tidos como eficientes, ao mesmo tempo em que aumenta os custos operacionais.

Automatizando Processos de Aprovação e Formalização

Muitos processos dentro do fluxo de trabalho de uma empresa requerem aprovações ou autorizações formais. Um caminho ideal para resolver esta questão passa pela adoção de uma solução corporativa de assinatura digital que permita automatizar os processos de aprovações, formalizações e autorizações, possibilitando à empresa manter um controle completo sobre todo o fluxo, desde a criação do documento até a sua formalização (assinatura), arquivamento e auditoria. Esta solução aumenta o retorno que a empresa terá sobre o investimento inicial, necessário para a implantação do processo de automatização do negócio, à medida que não será mais necessário interromper o processo eletrônico para reintroduzir o papel (documento físico) no processo.

Cada contrato em papel, formalizado através da assinatura de próprio punho, custa para as empresas, dentro de uma estimativa extremamente conservadora, a importância de R$ 37,87 em impressão, cartórios, transporte e encaminhamento, digitalização, arquivamento e perda e recuperação de documentos. Embora um pouco menores (cerca de 30% menores) estes mesmos custos são experimentados pelas outras partes de cada contrato (fornecedores, parceiros, etc.).

Implementar uma solução de assinatura digital de contratos eletrônicos pode significar uma redução, dependendo do cenário analisado, de até 80% dos custos tidos com o processo de formalização de contratos baseados em papel. Como o investimento inicial para a implantação da solução é extremamente baixo, o prazo para o retorno do investimento é seguramente muito curto, não ultrapassando pouquíssimos meses ou até mesmo dias, mesmo em cenários onde existe a necessidade de serviços de integração e/ou personalização. Com a assinatura digital, seus clientes, fornecedores e parceiros de negócios também estarão se beneficiando, não só da redução dos custos, mas também da otimização dos processos.

Nos próximos artigos estaremos detalhando cada um dos custos inerentes ao processo de aprovação e formalização de contratos, demonstrando as vantagens da adoção da assinatura digital.