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Assinatura Digital - Calculando a Redução de Custos com Transporte

Janeiro-2012 - Por: Waldemar Felippe - QualiSoft Informática

A formalização de Contratos em Papel envolve uma série de custos que podem ser eliminados ou diminuídos com a utilização da Assinatura Digital. Muitas vezes desprezado e, em muitos casos, despercebido, um dos custos mais importantes tidos no processo de formalização de contratos em papel é o transporte destes documentos entre as partes.

Contratos em papel necessitam ter suas vias impressas e encaminhadas para seus signatários, seguindo a ordem estabelecida pelo administrador. Esses documentos são normalmente enviados para a coleta de assinaturas através de mensageiros (Motoboy) ou serviços de correio (por exemplo, o Sedex), dependendo da distância a ser percorrida.

Apenas como exercício, para calcularmos estes custos, consideraremos uma empresa que formaliza 200 Contratos por mês, ou seja, 2400 Contratos por ano. Cada um destes contratos é celebrado entre a empresa emissora e uma outra parte, ou seja, estamos considerando que o contrato possui apenas duas partes. Também estamos considerando que 30% dos documentos serão enviados via Sedex e 70% através de mensageiros. Está sendo considerado um custo médio de R$ 15,00 para o transporte via Motoboy (custo médio para envio de documento a uma distância média de 10 km na cidade de São Paulo) e R$ 11,10 para o envio através do Sedex. Adicionalmente, estamos considerando que as viagens do Motoboy podem ser otimizadas através do envio de mais de um documento em cada viagem. Assim sendo estaremos aplicando um fator de redução de 40% nos custos com Motoboy.

Dentro do cenário apresentado teremos os seguintes custos para encaminhamento dos documentos à outra parte do contrato para coleta de assinaturas:

 

Tipo de Transporte	Documentos/Ano	Cálculo do Transporte	Custo total com encaminhamento para coleta de assinaturas
Sedex	720 (30%)	720 x R$ 11,10	R$ 7.992,00
Motoboy	1680 (70%)	1680 x R$ 15,00 x 60%	R$ 15.120,00
Total por ano	2400	-----	R$ 23.112,00

 

Uma vez coletadas as assinaturas de todas as partes é necessário o encaminhamento dos Contratos para o reconhecimento de firmas no cartório. Neste momento estarão sendo reconhecidas somente as firmas dos representantes da empresa que emitiu os contratos, pois os mesmos já estão com as assinaturas e firmas reconhecidas pela outra parte. Dentro de um processo otimizado, consideraremos que este serviço será realizado apenas uma vez por dia através de serviço de motoboy, que encaminhará todos os contratos para um mesmo cartório, retornando-os em seguida para a empresa.

Com os contratos devidamente assinados e com as firmar reconhecidas por ambas as partes, faz-se necessário encaminhar uma das vias à outra parte.  Esses custos são calculados da mesma forma que quando do envio para a coleta de assinaturas, ou seja:

 

Tipo de Transporte	Documentos/Ano	Cálculo do Transporte	Custo total com encaminhamento para coleta de assinaturas
Sedex	720 (30%)	720 x R$ 11,10>	R$ 7.992,00
Motoboy	1680 (70%)	1680 x R$ 15,00 x 60%	R$ 15.120,00
Total por ano	2400	-----	R$ 23.112,00

 

Observe que estamos considerando os custos com transporte tidos apenas pela empresa responsável pela emissão do contrato. Os custos decorrentes de transportes ao cartório e retorno dos documentos assinados a o emissor, tidos pela outra parte do contrato, não estão sendo considerados nestes cálculos.

 

Custo Anual para encaminhamento dos contratos para coleta de assinaturas	R$ 23.112,00
Custo Anual com Encaminhamento de Contratos ao Cartório	R$ 3.600,00
Custo Anual para encaminhamento de uma via contratos à  outra parte	R$ 23.112,00
Custo Total Anual de com Transporte e Encaminhamento de Contratos	R$ 49.824,00

 

Isto nos leva concluir que, dentro o cenário conservador exposto, cada contrato custa somente no quesito transporte a importância de R$ 20,76.  Este valor pode variar, para mais ou para menos, dependendo do fluxo adotado por cada empresa, mas podemos seguramente afirmar que estes custos são muito maiores que o custo total tido com a formalização de Contratos através da Assinatura Digital. Vale lembrar que no processo de formalização de Contratos através da Assinatura Digital não existem custos de transporte pois o documento permanece sempre no servidor e, quando necessário, é simplesmente exibido e colocado a disposição de seus signatários e/ou outros que acompanham o fluxo de formalização.

Observe que, dentro do cenário apresentado,  foram considerados os custos com transporte tidos apenas pela empresa responsável pela emissão do Contrato. Os custos decorrentes de transportes ao cartório e retorno dos documentos assinados para o emissor tidos pela outra parte do contrato, não estão sendo considerados nestes cálculos.

Em termos de custos globais, podemos afirmar que a adoção da assinatura digital para a formalização de contratos eletrônicos pode significar uma redução, dependendo do cenário analisado, de até 80% dos custos tidos com o processo de formalização de contratos baseados em papel.

Caso você tenha interesse em fazer uma simulação baseada na realidade de sua empresa, entre em contato conosco.