Rumo Logística ganha mais agilidade com assinatura digital

Implantamos rapidamente no final de 2015 e já no final de 2016 tínhamos 90% dos contratos assinados digitalmente. Os ganhos de agilidade foram muito significativos

Sabrina Pazuch, técnica administrativa da área de suprimentos

A Experiência

Entra crise, sai crise e o Brasil continua sendo um grande celeiro para o mundo, batendo recordes de produção de grãos, ano após ano. Este ano a previsão é alcançar cerca de 230 milhões de toneladas.

A maior parte do escoamento desta produção ocorre por rodovias e ferrovias, em direção aos principais portos para exportação. No Brasil, a maior operadora ferroviária é a Rumo Logística, que também oferece serviços logísticos de elevação em portos e estocagem de produtos. São mais de 12 mil km de linhas férreas, 1.000 locomotivas e 25.000 vagões.

Para manter essa enorme infraestrutura de serviços de logística, a Rumo conta com cerca de 3.000 fornecedores para prestação de serviços e fornecimento de materiais. Controlar os contratos destes fornecedores não é tarefa fácil. “Na época que os contratos eram em papel, um contrato levava em média 33 dias para ser formalizado”, afirmou Sabrina Pazuch, técnica administrativa da área de suprimentos da Rumo Logística. Pode-se imaginar os impactos operacionais e de negócio quando um fornecedor está impedido de iniciar um projeto ou prestar um serviço pelo fato do contrato ainda não ter sido formalizado. Uma empresa de serviços de logística não pode parar, a área de suprimentos, responsável pela gestão de contratos, sensível ao problema, encontrou a solução com a implantação da assinatura digital com certificado padrão ICP Brasil.

Ganho de Agilidade

“Decidimos pela plataforma da QualiSign e implantamos rapidamente no final de 2015. O processo de implantação com fornecedores e procuradores levou cerca de 4 meses. Naturalmente, por se tratar de uma alteração nos processos existentes, algumas resistências foram encontradas. Muitos fornecedores ainda não conheciam a possibilidade de se assinar um contrato com o certificado digital e, portanto, demoraram um pouco para se adaptar. Entretanto, já no final de 2016 tínhamos 90% dos contratos assinados digitalmente. Os ganhos de agilidade foram muito significativos. O ciclo de formalização passou para 8 dias, ou seja 73% de redução do tempo” explicou Sabrina.

Redução de Custos

A redução de custos também é uma constante nos processos de formalização por meio eletrônico. “É fácil entender. O contrato em papel precisava ser impresso em 2 vias, ter reconhecimento das firmas de ambas as partes e remessa das vias ao fornecedor e vice-versa. Além disso, nossos documentos físicos eram armazenados em empresa terceirizada. Isso tudo foi eliminado com a assinatura digital. Os fornecedores também tiveram redução de custos pois deixaram de imprimir, reconhecer firmas e enviar o contrato à Rumo. “Não temos o percentual exato de redução dos custos, mas é seguro afirmar que tivemos uma redução significativa”, confirmou Sabrina.

Os benefícios não param por aí. Segundo Sabrina, a gestão de documentos também melhorou muito, pois agora a área de suprimentos disponibiliza os contratos digitais em seu Sistema Interno de Gestão de Contratos para que as áreas envolvidas possam consultá-los, a qualquer momento.

Outra melhoria foi no processo de validação das assinaturas. No modelo antigo era necessário checar as alçadas e conferir as assinaturas dos procuradores. Com a assinatura digital a verificação não é mais necessária, porque o certificado digital garante a autoria do signatário. “Estamos em conformidade com as normas do MDA, que são as normas de compliance da Rumo”, completou Sabrina.

Os procuradores também ganharam bastante com a mobilidade, ou seja, a possibilidade de assinar digitalmente em seus laptops, em qualquer lugar. “Eles viajam muito e os contratos ficavam parados na mesa à espera das assinaturas. Agora assinam de qualquer lugar e a qualquer hora”, disse Sabrina. A assinatura digital também contribui para melhoria dos indicadores de sustentabilidade. A economia em papel, considerando 2016 e 2017, foi de 66.000 folhas A4, o que representa uma economia de 6,6 árvores. Na produção desta quantidade de papel seriam gastos aproximadamente 16 mil litros de água e 1600kWh de energia. A redução na emissão de CO² foi de 85,07Kg. “Uma economia verde e alinhada com um dos direcionadores da Rumo, a atuação sustentável: econômica, ambiental e socialmente responsável”, afirmou Sabrina.

Expansão do uso

Outras empresas do grupo já estão utilizando a formalização eletrônica. A Rumo faz parte do grupo Cosan que inclui várias empresas dentre elas a Raízen Energia, Comgás, e participação na Brado Logística. Todas elas passaram a utilizar a assinatura digital de documentos, em diversas áreas. “A inovação é necessária e com ela buscamos sempre maior produtividade, simplificação e eficiência dos processos para a empresa”, concluiu Sabrina.

Sobre a Rumo - A Rumo é a maior operadora de ferrovias do Brasil e oferece serviços logísticos de transporte ferroviário, elevação portuária e armazenagem. Sua base de ativos inclui uma rede ferroviária formada por quatro concessões que totalizam mais de 12 mil km de linhas férreas, 1.000 locomotivas e 25.000 vagões, além de centros de distribuição e instalações de armazenamento.