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Certificação Digital - A Importância da Automatização do Controle de Poderes e Alçadas na Assinatura de Contratos Eletrônicos

A assinatura digital de contratos eletrônicos traz uma série de vantagens sobre os processos tradicionais, dentre as quais podemos citar:

• Redução dos custos operacionais decorrentes da eliminação de documentos em papel

• Diminuição do tempo necessário para a formalização dos documentos

• Eliminação da necessidade de verificação manual de assinaturas que, além de tomar tempo, exige mão de obra específica

• Eliminação de recursos de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), pois não há papel a escanear

• Eliminação da necessidade de armazenamento dos documentos físicos (papel), pois eles não existem

Parte desses benefícios somente poderá ser alcançado com a implantação de um processo automatizado de aprovação, baseado em um rígido controle de poderes e alçadas das partes contratadas.

O fato de uma pessoa possuir um certificado digital, mesmo que emitido por uma Autoridade Certificadora subordinada à AC-Raiz da ICP-Brasil, não garante que esta possa praticar atos em nome de terceiros (pessoa jurídica).

Não podemos nos esquecer que uma assinatura digital nada mais é que um tipo de assinatura eletrônica, baseado em métodos criptográficos, que é gerada a partir de um conjunto de regras e que atribui ao documento a integridade (a impossibilidade de ser alterado) e a identificação do autor do documento, porém, não garante que ele tenha poderes para praticar os atos descritos no documento.

Em um banco, uma das principais atividades desempenhadas pelos Departamentos Jurídico, Crédito e Contratos é a validação de contratos financeiros. Para que um contrato seja aprovado por estes departamentos é necessário que suas cláusulas estejam de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos pelo banco e também de acordo com a legislação cabível para o caso. Deve-se ainda verificar se as pessoas que assinam o contrato têm poderes para tal, se os documentos que outorgaram tais poderem estão dentro do prazo de validade e se as assinaturas apostas nos contratos são legítimas. Esta verificação de poderes se aplica tanto para os representantes do cliente como para os representantes do banco. Trata-se de uma tarefa complexa e trabalhosa devido à forma como são estabelecidos os poderes dos representantes do banco e do cliente. Estes poderes são estabelecidos e comprovados através de documentos legais (Contratos Sociais, Atas de Assembléia ou Procurações), sem nenhuma padronização, muitas vezes mal escritos e repletos de termos jurídicos que impedem uma compreensão de forma simples e rápida, causando dúvidas e até erros de interpretação. Para a aprovação de operações financeiras, é necessário ainda verificar se todos os documentos requeridos para a aprovação da operação já foram devidamente entregues pelo cliente e conferidos pelo banco (Documentação Básica, Anexos de Garantia, etc.).

Estas mesmas situações são vividas pelo departamento de compra de grandes empresas, que recebem solicitações de vários outros departamentos. Ao receber uma solicitação de compra é necessário verificar se os responsáveis pela solicitação possuem alçada para tal e se as assinaturas dos mesmos conferem.

Todas as atividades colocadas anteriormente são de grande responsabilidade e normalmente envolvem grandes volumes de dinheiro. São também tarefas que estão sujeitas a fraudes, erros de interpretação e até mesmo erros causados pela desatualização ou falta de informações.

Grande parte da agilidade, rapidez e segurança obtidas através da assinatura digital de contratos eletrônicos deixará de existir se não houver a automatização do processo de verificação de poderes e alçadas dos representantes legais das partes envolvidas.